Een ideale agenda maakt een gelukkige planner
Ik ben dezer dagen weer dolgelukkig …
En waarom dat is?
Omdat mijn nieuwe planner 2021-2022 dit weekend werd geleverd … en dat ik dus kan starten met het opmaken van mijn ideale agenda voor het komende jaar!
Plannen, structuur aanbrengen, prioriteiten stellen, lekker aan de slag met pen en papier, … dat is zeker een van mijn favoriete bezigheden. Het maakt me bovendien productiever, zodat ik ook meer balans in mijn leven krijg.
Ik krijg dikwijls de vraag hoe die ideale agenda van mij eruit ziet en hoe ik hem opmaak.
Want het thema “ideale agenda” leeft heel erg, of het nu is bij coachees met stress & Burn-out symptomen of bij leidinggevenden of executives met een overvolle agenda, en bij zoveel andere cliënten …
Een planning opmaken met oog voor balans, die planning respecteren, omgaan met conflicterende to do’s & prioriteiten, zijn zoveel challenges waar we allemaal mee worden geconfronteerd!
En neen, misschien bestaat die ideale agenda niet of toch niet voor iedereen en niet altijd.
Maar wat ik weet is dat we die agenda wel kunnen optimaliseren …
En dat die agenda misschien – hoe paradoxaal ook – minder met werk te maken heeft, dan je denkt …
Mijn 7 gouden tips voor een ideale agenda:
1 – Spreek niet langer over time-management
Beheer niet langer “je tijd”, maar wel jouw energie en vooral jouw aandacht!
Opdracht:
- wat is jouw bioritme? hoe evolueert jouw energie in de loop van de dag? wanneer kan jij je aandacht het beste richten op wat? ben jij van de morgen of van de avond?
- lijst nu al jouw taken en/of type taken en bekijk waarvoor je welk type energie nodig hebt en wanneer je dus best wat inplant.
2 – Zet jezelf op de eerste plaats
En neen, dat wil niet perse zeggen dat alles moet wijken voor jouw “egoïstische” persoontje, maar wel dat je bewust bent van de tijd die je aan jezelf wilt schenken elke dag opnieuw. Door jezelf op de eerste plaats te zetten doe je aan zelfzorg en zorg je voor je eigen welzijn.
Opdracht:
Wil je weten waarom dat belangrijk is? Lees dan de blog die ik hierover al eerder publiceerde: “Staat jouw piramide op haar kop?”
3- Bepaal zelf hoe je ideale agenda of schema eruit ziet
Hoe ziet jouw agenda eruit voor vandaag en de komende dagen? Hoe ziet jouw weekschema eruit? Laat je dingen zomaar op je afkomen of plan je zorgvuldig in?
En hoe ziet die maandagenda eruit?
En nu we bezig zijn: die jaaragenda?
Weet je, er zijn maar 24 uren in een dag! En dat geldt voor iedereen.
En van die 24 uur slapen we er gemiddeld 8, werken we er 8 en houden we er 8 over om te eten, ons te ontspannen, … Een mooi evenwicht, niet? Waarom is het dan zo moeilijk om die balans te bewaren?
Opdracht:
Neem je agenda van vorige week erbij en 4 verschillende kleuren fluostiften: duid in 1 kleur aan hoeveel uren je hebt besteed aan werken, in een andere kleur hoeveel aan me-time en aan ontspanning, in de derde kleur de uren die je besteed hebt aan anderen en in de vierde je uren slaap?
Wat valt je op?
Is er balans?
Zijn alle kleuren aanwezig? Welke niet?
Neem nu een blanco agendasheet en bepaal hoe je ideale agenda eruitziet
En vergeet niet “start met jezelf”!
4- Maak een onderscheid tussen belangrijk en dringend
Ken je het Eisenhower kwadrant?
Dit kwadrant is een handige manier om je prioriteiten te stellen waarbij je rekening houdt met enerzijds de belangrijkheid van een taak en anderzijds de dringendheid. Op die manier bepaal je wat je (eerst) wel of niet doet!
- De belangrijke en dringende zaken: DOE JE METEEN
- De belangrijke en minder dringende zaken: PLAN JE IN
- De minder belangrijke en dringende zaken: DELEGEER JE
- De onbelangrijke en niet dringen zaken: DUMP JE
Oh ja, by the way, “mails” zijn per definitie niet belangrijk …
Opdracht:
Bekijk jouw takenlijst of de taken die je hebt ingepland en zet ze in de Eisenhower matrix.
Wat merk je op?
Zijn er aanpassingen nodig?
5 – Durf neen te zeggen en wees mild tegen jezelf
Een keibelangrijke gouden tip voor een ideale agenda. Want nu je je planning hebt, is het van belang om je eraan te houden!
Zolang je zelf verantwoordelijk bent voor je tijdsindeling en niet afhankelijk van anderen lukt dat nog vrij goed. De challenge begint wanneer anderen beginnen interfereren.
Gebruik dezelfde Eisenhower matrix en ga in dialoog met de andere. Probeer de behoeften van de andere te ontdekken? Wat maakt het zo belangrijk is voor hem/haar dat JIJ die taak NU METEEN doet? Leg ook jouw behoeften uit. En probeer tot een akkoord te komen.
En wat als jijzelf doelbewust je agenda niet volgt? Stel: ik heb gepland om die dag aan een bepaalde taak te werken – een post schrijven bvb. – en ik voel dat ik op dat moment helemaal geen inspiratie heb. Dan sta ik me soms ook toe om “neen” te zeggen aan mezelf en iets anders te doen in de plaats.
Maar opgelet: dit mag geen gewoonte worden!
Opdracht
Gebruik het zinnetje “Moet ik dit nu doen?”; herhaal de zin en leg het accent telkens op een ander woord!
Schrijf de zin op een post-itje dat je ergens op een zichtbare plaats plakt; gebruik het als screensaver of zet het als bladwijzer in je agenda.
6 – Ben je afhankelijk van een opgelegd schema?
Als je in loondienst werkt, heb je het natuurlijk niet helemaal voor het zeggen. En dan nog! Hanteert jouw werkgever een “output” mentaliteit (wat belangrijk is is wat je aflevert, niet het aantal uren dat je voor je computer zit) of een “aanwezigheidsmentaliteit” (je bent verplicht x uren te werken volgens een vast schema) of vergt jouw job gewoon dat je op een bepaald moment aanwezig bent?
Opdracht:
- In welke categorie hoort jouw baan thuis?
- Ga hierover in gesprek met je werkgever of manager en zie wat haalbaar is!
- Plan sowieso rond je werktijd momenten in voor jezelf, voor ontspanning en voor connectie met anderen .
7 – Eindigen met het “fundament”: heb je wel een agenda of een planner?
Ja? Top!
Neen? Schaf er dan asap een aan.
Elektronisch of papier? Het eeuwige debat.
Mijn eigen voorkeur gaat uit naar een papieren agenda. Zodra ik ontslag nam bij de bank en zelfstandige werd, schafte ik mij meteen opnieuw een papieren agenda aan. En het was zoeken….
Tot ik een pareltje vond: de “structuurjunkie-planner” – ja die van de foto bovenaan deze blog! Wat mij betreft de eerste planner die VOLLEDIG beantwoordt aan mijn behoeften … en waarmee ik eindelijk mijn ideale agenda kan mee opmaken!
Waarom?
- Omdat ik een passie heb voor alles wat te maken heeft met papier en pen;
- Omdat er een lekker A4-formaat van bestaat, zodat het niet alleen mijn planner is maar ook een schrift waarin ik dingen kwijt kan.
- Omdat de kwaliteit van het papier zo goed is en het lekker schrijven is met een vulpen en inkt
- Omdat een papieren planner mij verplicht om – als ik iets verschuif – er ook echt werk van te maken (met Tippex of een kleefstrip) …
Niet efficiënt? Misschien, maar zo hebt ik echt het gevoel dat ik mijn tijd CONCREET en TASTBAAR in handen heb.
Wil je ook zo’n fijne planner?
Dan kan je hem hier bestellen (ik ga eerlijk met je zijn: als je hem via de links hieronder bestelt, dan krijg ik hier ook een commissie op)!
De planner bestaat in verschillende modellen – ik ben ervan overtuigd dat je hierin je gading vindt:
- Structuurjunkie gedateerde planner in A4 formaat
- Structuurjunkie gedateerde planner (kleiner formaat)
- Structuurjunkie business planner
- Structuurjunkie ongedateerde planner A4 formaat
- Structuurjunkie ongedateerde planner (kleiner formaat)
Veel succes met je agenda! Deel zeker je ervaringen en je bewustwordingen!
En nog enkele fotootjes van mijn mega-coole planner:
Succes met het plannen!