Ik krijg wel eens klanten over de vloer, die veel vergaderen. “Veel” in termen van frequentie of veel in termen van duurtijd van de vergadering.
Hel wat van die vergaderingen verlopen chaotisch, missen hun doel – als ze al een doel hebben – en worden op de duur puur tijdsverlies.
Om nog maar te zwijgen over de impact op je gezondheid. Want als je wilt vermijden om weg te dommelen in een vergadering ga je nog wat meer koffie drinken (met alle nefaste effecten van teveel cafeïne), je blijft uren zitten, … enzovoort. De vergaderziekte (of “réunionitis”) is zeker een van de factoren waarmee je roofbouw pleegt op je lichaam.
En toch is vergaderen soms echt noodzakelijk en zinvol en kan het ook nog efficiënt zijn.
Hieronder 7 tips waarmee jij aan de slag kan!
- Vermijd zoveel mogelijk lange vergaderingen!
Wist je dat na 25 minuten je aandacht verslapt; marathonmeetings, zoals je ziet bij politiekers of in sommige management teams zijn wat mij betreft totaal inefficiënt en worden op den duur een uithoudingsslag … waar degene met het minste uithoudingsvermogen capituleert … Want vertel me eens, hoe kan je na 5 uur vergaderen nog fris zijn om de zoveelste beslissing te nemen. Mij maakt het soms bang dat belangrijke beslissingen worden genomen na nachten onderhandelen …
- Als het echt niet anders kan en je “moet” naar een lange meeting, zorg dan voor voldoende pauzes; als je een hele dag vergadert (een “horror-verhaal” voor mij, zorg dan voor een alterneren van korte (10 à 15 minuten) en lange pauzes (30 minuten), waarin je doet wat je wilt (van een sanitaire stop, tot een wandeling en jezelf hydrateren). Zorg vooral dat je even PRIKKELVRIJ bent. Collega’s die dan nog eens op je afstormen om een en ander op te besproken of een probleem voor te leggen (waar je nog eens over moet beslissen by the way), of om over de vergadering verder te praten is nefast. Wees een beetje egoïstisch en zonder je af. Beweeg en adem. Op jouw ritme …
- Elke vergadering heeft een duidelijke doelstelling: Wat wil je concreet uit de vergadering halen? Een beslissing nemen, een conflict oplossen, de neuzen in dezelfde richting krijgen, … zijn goede motieven. Maar het antwoord op deze vraag zou wel eens kunnen zijn dat er eigenlijk helemaal geen vergadering nodig is …Om louter eenrichting informatie door te geven is, is een meeting niet nodig; tenzij de deelnemers heel erg versnipperd werken en de meeting de kans is om de informatie op een eenduidige manier door te geven. Maar denk ook na over andere informatiekanalen, zoals een mailtje (ja OK nog een mailtje) of een interne videoboodschap. Bovendien, een vergadering is geen synoniem van koffiekrans, en al te veel meetings verworden in een eindeloos gepalaver of gebabbel over koetjes en kalfjes. Vermijd ook recurrente standaardvergaderingen, want op de duur ga je nog onderwerpen uitvinden om de meeting toch maar te laten doorgaan.
- Wat is de toegevoegde waarde van elke individuele aanwezige? Waarom zijn de deelnemers uitgenodigd? Moet er beslist worden, gedebatteerd? Heeft iedereen beslissingsrecht? Wat is de rol van iedereen? Wat is hun individuele bijdrage? Zijn ze uitgenodigd omdat het altijd al zo geweest is? Zijn ze daar ter bescherming van iemand (de fameuze “paraplu”)? … Ga na elke meeting zelf eens na, of jij daar echt nodig bent geweest; dat helpt je naar de toekomst om kritischer te zijn als je wordt uitgenodigd. Vertgeet ook niet dat niet iedereen de hele meeting moet aanwezig blijven!
- Elke vergadering heeft een agenda. Ga niet naar een vergadering zonder vooraf besproken agenda.Wat zijn de topics? Formuleer die concreet, telkens met een actiewerkwoord (bespreken, beslissen, …) Hoe noodzakelijk zijn die? Hoeveel tijd wordt er uitgetrokken voor elk agendapunt (kort en bondig graag – efficiënt vergaderen vergt ook wel wat communicatievaardigheden). Elk item wordt afgesloten met duidelijke actiepunten. Bonus: een agenda geeft je ook de kans om je degelijk voor te bereiden.
- Geen vergadering zonder timekeeper: wat mij betreft de belangrijkste persoon van de meeting! De persoon die de agenda volgt, de tijd in het oog houdt, tussenkomt bij al te lange uitweidingen, … De timekeeper beschikt over vaardigheden als assertiviteit en uiteraard structuur en organisatietalent! Duid ook iemand aan die notuleert (niet dezelfde persoon als de timekeeper). Je kan die rollen ook doen roteren, zodat iedereen deze competenties op termijn verwerft.
- Begin elke vergadering met een check-in, waarin je de temperatuur meet van iedereen. Hoe staat iedereen ervoor? Doe dat weer kort en krachtig, vertel niet je hele leven. Je kan hiervoor symbooltjes gebruiken, kaartjes met verschillende weertypes op, of kleurtjes, of iets anders. Een check in is een mooie rituele overgang van “iets anders” naar de meeting-modus.
En een extra tip:
Bepaal op voorhand hoeveel tijd per week jij wil besteden aan vergaderen!
Welke andere activiteiten staan er nog op je agenda? Research, nota’s maken, cliëntbezoek, …
Oh ja, naast vergaderen en werken bestaat er nog zoiets als LEVEN
En LIFE IS NOW!!
Wil je meer weten over prioriteiten in je leven, lees dan mijn blog https://brigitteballings.be/2020/10/staat-jouw-piramide-op-haar-kop/
Wil je meer lezen over dit onderwerp? Dan raad ik je het boek aan van Patrick Lencioni, Vergaderen is dodelijk (Death by meeting)
#efficiëntie #meetings #leiderschap #reunionitis #vergaderziekte #effectiviteit #prioriteiteninhetleven #tijdsbesteding